Praxistipps für neue Genossenschaften

Ihre Genossenschaft nimmt mit allen Rechten und Pflichten erst ab dem Zeitpunkt am Rechtsverkehr teil, wenn sie in das Genossenschaftsregister eingetragen wurde. Für die Eintragung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Gründungsversammlung wurde abgehalten.
• Die Genossenschaft ist Mitglied in einem gesetzlichen Prüfungsverband.
• Der Prüfungsverband hat ein Gründungsgutachten mit einer positiven gutachterlichen Äußerung erstellt.

Mit der Unterzeichnung der Satzung in der Gründungsversammlung (durch mindestens drei Gründungsmitglieder) bringen Sie zunächst ihren Willen zum Ausdruck, eine Genossenschaft zu gründen. Damit entsteht eine sogenannte „Vorgenossenschaft“. Die Regelungen der Satzung gelten bereits „nach innen“, also gegenüber den Mitgliedern. Grundsätzlich finden auch die Vorschriften des Genossenschaftsgesetzes auf die Vorgenossenschaft Anwendung. Es gibt hier aber Ausnahmen, die die Rechtsfähigkeit der Genossenschaft und damit die Registereintragung voraussetzen. Vor der Eintragung in das Genossenschaftsregister ist die Genossenschaft noch keine juristische Person und auch kein Formkaufmann. Sie kann in diesem Zeitraum als „eG i.G.“ (in Gründung) firmieren.

Die Haftung wird ebenfalls im Zeitraum zwischen Gründung und Eintragung durch das Genossenschaftsgesetz geregelt. Beim Abschluss von Rechtsgeschäften haften Sie als Gründer nur mit ihrer Einlage, ggf. ist eine Nachschusspflicht vereinbart. Eine unmittelbare Haftung der Mitglieder gegenüber den Gläubigern der Vorgenossenschaft besteht nicht. Die Vorgenossenschaft selbst haftet mit ihrem Vermögen gegenüber Gläubigern.

Wie erfolgt die Eintragung unserer Genossenschaft?

Sämtliche Unterlagen, die für die Eintragung in das Genossenschaftsregister erforderlich sind, müssen von allen Vorstandsmitgliedern gemeinsam in Papierform einem Notar vorgelegt und in seinem Beisein unterzeichnet werden. Die notariell beglaubigten Unterlagen werden vom Notar (auf elektronischem Weg) beim Registergericht eingereicht. Eine Ausfertigung des Registerauszuges sollten Sie abschließend wichtigen Geschäftspartnern wie z.B. dem Prüfungsverband zusenden.

Welche Dokumente müssen wir dem Notar vorlegen?

Für die Erstanmeldung sind folgende Unterlagen erforderlich:

• die Satzung, die von mindestens drei Gründern unterzeichnet sein muss,
• die Urkunden über die Bestellung des Vorstandes und ggf. des Aufsichtsrates,
• die Bescheinigung eines Prüfungsverbandes, dass die Genossenschaft zum Beitritt zugelassen ist, sowie eine gutachterliche Äußerung des Prüfungsverbandes, „ob nach den persönlichen oder wirtschaftlichen Verhältnissen, insbesondere der Vermögenslage der Genossenschaft, eine Gefährdung der Belange der Mitglieder oder der Gläubiger der Genossenschaft zu besorgen ist.“
• In der Anmeldung ist ferner anzugeben, welche Vertretungsbefugnis die Vorstandsmitglieder haben (siehe hierzu auch den Eintrag unter Organe, Welche Rechte und Pflichten haben Vorstandsmitglieder?)

Muster: Anmeldung zum Genossenschaftsregister

Wo eintragen?
Die Eintragungen können nur digital unter https://www.transparenzregister.de vorgenommen werden.

Was eintragen?
Auf der Internetseite des Transparenzregisters finden Sie viele Hinweise und Hilfestellungen für die Bearbeitung der Daten. Auch werden kostenfreie Webinare zu diesem Thema angeboten.

Einzutragen sind gemäß § 19 Absatz 1 GwG folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten:  
1. Vor- und Nachname
2. Geburtsdatum
3. Wohnort (Hauptwohnsitz)
4. Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
5. Alle Staatsangehörigkeiten

Dabei dürfte sich Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses bei Genossenschaften regelmäßig aus der Funktion als Vorstand (gesetzlicher Vertreter) ergeben. 

Was kostet das?
Die Anmeldung ist kostenlos. Eintragungen in das Transparenzregister sind aktuell zu halten. Für die Führung des Transparenzregisters wird eine jährliche Gebühr von 4,80 Euro netto für alle Genossenschaften – und zwar unabhängig von der Größe – fällig.

Warum gibt es das Transparenzregister?
Das Transparenzregister soll die Prüfbarkeit von Unternehmens- und Beteiligungsstrukturen im Geschäftsverkehr sicherstellen und somit den Missbrauch solcher Strukturen für kriminelle Ziele verhindern. Zu diesem Zweck sollen dort abrufbare Informationen zu den Personen hinterlegt werden, die steuernd hinter einem Unternehmen stehen (sogenannte ‚wirtschaftliche Berechtigte‘). Die diesbezüglichen Regelungen finden sich in den §§ 18 ff. Geldwäschegesetz (GwG). Der wirtschaftlich Berechtigte selbst ist in § 3 GwG festgelegt.

Seit August 2021 sind alle Genossenschaften (neben der AG, der GmbH, der OHG, der KG, dem Verein oder einer Stiftung) verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten beim Transparenzregister per Eintragung zu melden. Somit hat künftig jede Rechtseinheit nicht mehr nur ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln, sondern darüber hinaus stets die Angaben an das Transparenzregister zur Eintragung mitzuteilen. Dies gilt auch für Genossenschaften (und ihre Tochtergesellschaften). 

Wann müssen wir das Gewerbe anmelden?

Die Anmeldung des Gewerbes beim zuständigen Gewerbeamt müssen Sie unverzüglich mit Beginn der gewerblichen Tätigkeit vornehmen, spätestens jedoch nach zwei Wochen.

Muster: Gewerbeanmeldung

Welche Nachweise benötigen wir für die Gewerbeanmeldung?

Notwendig für die Gewerbeanmeldung sind ein Personalausweis bzw. Reisepass sowie ggf. besondere Genehmigungen und Nachweise (Handwerkskarte, Konzessionen usw.). Für bestimmte Gewerbe und Freie Berufe ist zudem eine besondere Erlaubnis erforderlich. Sie muss vor Beginn der Tätigkeit eingeholt werden. Hier wird aus Verbraucherschutzgründen die persönliche Zuverlässigkeit geprüft und festgestellt, ob besondere Qualifikationen, finanzielle oder bauliche Voraussetzungen vorliegen. Die Behörden prüfen auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen z.B. hinsichtlich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes für die Beschäftigten, des Umweltschutzes oder des Denkmalschutzes.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Erlaubnisse und Anmeldungen

Welches Finanzamt ist für unsere Genossenschaft zuständig?

Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung Ihrer Genossenschaft befindet. Es ist aber möglich, dass für verschiedene Steuerarten mehrere Finanzämter zuständig sein können. Um in diesem Fall die Zuständigkeit auf ein einziges Finanzamt zu vereinen, können Sie mit dem Finanzamt eine sogenannte Zuständigkeitsvereinbarung treffen.

Wie erhält unsere Genossenschaft eine Steuernummer?

Das Finanzamt wird durch das Gewerbeamt über die Gewerbeanmeldung informiert. Um den Prozess zu beschleunigen, können Sie aber auch selbst Kontakt mit dem Finanzamt aufnehmen und um Erteilung einer Steuernummer bitten. Das Finanzamt sendet Ihnen dann den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Nach Rücksendung des ausgefüllten Fragebogens wird die Steuernummer erteilt.

Muster: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Wann müssen wir die Geschäftstätigkeit anmelden?

Sie müssen Ihre Genossenschaft innerhalb einer Woche nach der Eintragung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Die Anmeldung ist auch dann notwendig, wenn die Genossenschaft (noch) keine Beschäftigten hat.

Welche Angaben benötigt die Berufsgenossenschaft?

Die Berufsgenossenschaft benötigt Angaben hinsichtlich Art und Gegenstand Ihres Unternehmens, Zahl der Versicherten sowie Beginn der Geschäftstätigkeit. Die Berufsgenossenschaft erteilt eine Betriebsnummer für die gesetzliche Unfallversicherung der Beschäftigten. Beiträge bei der zuständigen Berufsgenossenschaft fallen erst dann an, wenn Sie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigen.

Welche Berufsgenossenschaft ist für unsere Genossenschaft zuständig?

Die Anmeldung hat bei der Berufsgenossenschaft der jeweiligen Branche zu erfolgen. Sie können sich telefonisch bei der kostenlosen Infoline der Gesetzlichen Unfallversicherung (0800/6050404) über die für Ihre Genossenschaft zuständige Berufsgenossenschaft informieren. Eine aktuelle Übersicht über die Berufsgenossenschaften finden Sie hier.

Welche Kammer ist für unsere Genossenschaft zuständig?

Die Kammerpflichtmitgliedschaft gilt generell auch für Genossenschaften. Gewerbliche oder Handelsunternehmen werden Mitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK), Handwerksbetriebe in der Handwerkskammer (HWK) und verkammerte freie Berufe in ihren speziellen Berufskammern (z.B. Anwälte, Steuerberater, Ärzte).

Wie erfolgt die Anmeldung?

In der Regel informiert das Finanzamt die zuständige Kammer automatisch über die Aufnahme Ihrer Unternehmenstätigkeit und Sie werden dann von der Kammer kontaktiert.

Für wen gilt die Sozialversicherungspflicht?

Die Sozialversicherungspflicht gilt grundsätzlich für: 

• Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall;
• Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind;
• Arbeitnehmer, die Altersrente beziehen. Hier entfällt der Beitragsanteil zur Rentenversicherung für den Mitarbeiter – nur der Arbeitgeberanteil ist zu entrichten;
• Arbeitnehmer nach Vollendung des 65. Lebensjahres, für die zur Arbeitslosenversicherung kein Arbeitnehmeranteil zu entrichten ist;
• Arbeitnehmer in Altersteilzeit;
• Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben (Minijobber);
• Studenten, die während ihres Studiums arbeiten und nicht als Minijobber abgerechnet werden können.

Wo müssen wir unsere neuen Mitarbeiter anmelden?

Vor der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters müssen Sie zunächst eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Diese erhalten Sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesanstalt für Arbeit in Saarbrücken. Sie kann unkompliziert beantragt werden: hier

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden und für alle Beitragszahlungen und zukünftigen Meldungen.

Muster: Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer

Nach Erteilung der Betriebsnummer müssen Sie jeden neuen Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters anmelden. Ihr Mitarbeiter muss Ihnen dazu eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie eine Kopie des Sozialversicherungsausweises vorlegen. Die Krankenkassen sind die zentralen Meldestellen für die Sozialversicherung. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten diese an die zuständigen Stellen wie z. B. die Rentenversicherung weiter.

Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über ein Lohnabrechnungsprogramm oder die Software „sv-net“ möglich.

Wann müssen wir neue Mitarbeiter spätestens anmelden?

Die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters müssen Sie mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung, bei der Krankenkasse vornehmen.

In bestimmten Branchen ist der Beginn der Beschäftigung zusätzlich durch eine sogenannte Sofortmeldung an die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers bzw. die Minijob-Zentrale zu melden. Die Sofortmeldung hat spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erfolgen. Dies ist über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die Software sv-net möglich. Die Sofortmeldung ersetzt aber nicht die Anmeldung bei der Krankenkasse. Diese muss zusätzlich erfolgen.

Sofortmeldungen sind in folgenden Betrieben zu erstatten:

• Baugewerbe
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Messeauf- und -abbau
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaft

Wie melden wir nicht sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter (sog. Minijobber) an?

Bevor Sie einen Minijobber einstellen, müssen Sie wissen, ob ein Minijob überhaupt möglich ist. Zur Beurteilung hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann hier abgerufen werden. 

Die Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gehen an die Minijob-Zentrale bei der Bundesknappschaft. Auch die Anmeldung dort muss mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung, erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt oder ob er Ihnen einen Befreiungsantrag übergeben hat.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Personal

Welche Pflichtangaben müssen auf Briefen und in E-Mails stehen?

Nach dem Genossenschaftsgesetz müssen Geschäftsbriefe die folgenden Angaben beinhalten: 

• Rechtsform und Sitz der Genossenschaft,
• Zuständiges Registergericht,
• Nummer der Genossenschaft im Genossenschaftsregister,
• alle Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsvorsitzender (sofern vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen.
• Name und Sitz des zuständigen Prüfungsverbands (nur sofern die Genossenschaft nicht über eine Internetseite verfügt, auf der der Prüfungsverband angegeben ist).

Muster: Geschäftsbrief

Welche Pflichtangaben müssen auf Rechnungen stehen?

Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, wie eine Rechnung auszusehen hat. Diese Regelungen sind vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers wichtig. Rechnungsempfänger sind generell verpflichtet, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte und Skonti)
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (nur bei Steuerschuldumkehr, z.B. bei Geschäften mit dem Ausland)

Diese Angaben gelten nur für Rechnungen mit einem Betrag von über 150 Euro brutto. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer bzw. an eine juristische Person erbracht haben. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Für den Fall, dass Sie eine Rechnung nicht oder zu spät ausstellen, droht eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro. Die Pflicht zur Rechnungserteilung gilt auch für steuerbefreite Umsätze.

Muster: Rechnung

Was sollten wir bei der Kontoeröffnung und -führung beachten?

Nach der Eintragung der Genossenschaft sollten Sie ein Geschäftskonto eröffnen. Über dieses Konto wird der Zahlungsverkehr des neuen Unternehmens abgewickelt, d. h. es werden Zahlungen getätigt und Zahlungseingänge verbucht. Geschäftspartner, Lieferanten und das Finanzamt nutzen das Konto, um mit Ihrer Genossenschaft Geschäfte zu machen oder die Steuer abzurechnen. Zahlreiche Banken bieten das Geschäftskonto an. Informieren Sie sich im Vorfeld über die entsprechenden Konditionen.

Nach der Einrichtung des Geschäftskontos sollten Sie die Kontodaten (IBAN und BIC) an wichtige Geschäftspartner (u.a. Ihren Prüfungsverband) übermitteln. Zudem sollten Sie überlegen, welche Daueraufträge eingerichtet und Lastschriftmandate erteilt werden sollten, um den alltäglichen Zahlungsverkehr zu erleichtern.

Welche Pflichtangaben müssen auf der Homepage unserer Genossenschaft stehen?

Das Telemediengesetz (TMG) schreibt für geschäftsmäßig angebotene Telemedien vor, den Diensteanbieter, also den Verantwortlichen für die jeweilige Website, genau zu benennen. Diese Anbieterkennzeichnung, welche unter der Überschrift „Impressum“ geführt wird, dient vor allem dem Verbraucherschutz.

Pflichtangaben sind:

• Name und vollständige Anschrift der Genossenschaft,
• Kontaktdaten, also z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse (dem Nutzer der Website muss die unmittelbare Kommunikation mit dem Betreiber ermöglicht werden),
• vertretungsberechtigte Personen der Genossenschaft,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Genossenschaftsregisternummer,
• Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde, sofern die Tätigkeit der Genossenschaft einer behördlichen Zulassung bedarf.

Die Anbieterkennzeichnung ist so darzustellen und in Ihre Website einzubinden, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar ist. Leicht erkennbar ist sie, wenn sie auf einfache Weise optisch wahrnehmbar ist und nicht – beispielsweise durch Platzierung an unüblicher Stelle oder eine besonders kleine Schriftgröße – versteckt wird. Verstöße gegen die Informationspflichten können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.

Die Kennzeichnungspflicht besteht auch für Newsletter. Hier ist es aber Ihnen überlassen, ob Sie das Impressum direkt in den Newsletter integrieren oder lediglich durch einen Link im Newsletter auf das Impressum Ihrer Website verweisen.

Jede Genossenschaft muss zudem den Namen und den Sitz des Prüfungsverbandes auf ihrer Internetseite angeben, dem sie angehört und durch den sie geprüft wird.

Welche rechtlichen Regelungen müssen wir bei der Homepage unserer Genossenschaft außerdem berücksichtigen?

Sollten Sie auf Ihrer Homepage Links auf andere Websites integrieren wollen, müssen Sie die Betreiber dieser Webseiten nicht um Erlaubnis fragen. Fordert der Betreiber einer verlinkten Seite Sie jedoch auf, den Link zu entfernen und weitere Einbindungen zu unterlassen, müssen Sie dieser Forderung unverzüglich nachkommen. Achten Sie zudem darauf, dass bei integrierten Links immer klar erkennbar ist, dass es sich um die Seiten von Dritten handelt.

Vor dem Setzen von Links sollten Sie sich vergewissern, welche Inhalte die verlinkte Seite aufweist. Denn obwohl man grundsätzlich nur für die eigenen Inhalte haftet, kann u. U. eine Haftung für fremde Inhalte in Betracht kommen. Und zwar dann, wenn die verlinkte Website rechtswidrige Inhalte aufweist und der verlinkende Seitenbetreiber Kenntnis hiervon hatte oder eine offenkundige Rechtswidrigkeit vorliegt. Vor der Verlinkung sollten Sie sich die fremde Seite daher genau anschauen und auf Rechtswidrigkeiten prüfen. Eine Pflicht zur Nachforschung und ständigen Kontrolle der fremden Seiten besteht jedoch nicht.

Aufgrund der Haftungsproblematik integrieren viele Betreiber von Websites Haftungsausschlüsse, sog. „Disclaimer“, in ihre Seiten. Diese Disclaimer sind jedoch nach deutschem Recht unwirksam und bieten daher keinen wirksamen Schutz vor Haftungsrisiken.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Marketing

Für eine gut organisierte Unternehmensführung sollten Sie eine so genannte Grundakte anlegen, in der die wichtigsten Unterlagen und Verträge geordnet zur Verfügung stehen.

Muster: Grundakte

Wie viele Personen sind im Vorstand?

Der Vorstand einer Genossenschaft besteht aus mindestens zwei Personen. In der Satzung können Sie auch eine höhere Personenzahl festlegen. Bei Genossenschaften mit bis zu 20 Mitgliedern kann die Satzung bestimmen, dass eine Person als Vorstand ausreicht. Hat die Genossenschaft vorübergehend keinen Vorstand („Führungslosigkeit“), wird sie durch den Aufsichtsrat vertreten. Der Vorstand kann einen Vorstandsvorsitzenden oder Vorstandssprecher bestimmen. In der Satzung kann auch festgelegt werden, dass der Aufsichtsrat einen Vorstandsvorsitzenden benennt. Dieser hat keine umfassendere Entscheidungsgewalt als die anderen Vorstandsmitglieder. Er organisiert und leitet jedoch die Vorstandssitzungen und repräsentiert Ihre Genossenschaft nach außen und innen.

Welche Rechte und Pflichten haben Vorstandsmitglieder?

Der Vorstand ist das Leitungsorgan einer Genossenschaft. Er wird von der Generalversammlung gewählt und abberufen, sofern Sie in der Satzung keine anderslautenden Regelungen getroffen haben. Der Vorstand ist gesetzlicher Vertreter der Genossenschaft nach innen und nach außen. Er leitet die Genossenschaft in eigener Verantwortung. Er ist für die Organisation der Genossenschaft und die gesamte Geschäftspolitik verantwortlich. Er führt die Geschäfte der Genossenschaft gemäß der gesetzlichen Vorschriften, der Satzung der Genossenschaft und der Geschäftsordnung für den Vorstand. Die Vorstandsmitglieder haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführers anzuwenden.

Die Vorstandsmitglieder sind nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Genossenschaft befugt. Die Satzung kann aber auch bestimmen, dass einzelne Vorstandsmitglieder allein oder in Gemeinschaft mit einem Prokuristen zur Vertretung der Genossenschaft befugt sind.

Wichtige Hinweise auf die Rechte und Pflichten des Vorstands sind in der Satzung bzw. der Geschäftsordnung enthalten. Die Geschäftsordnung legt der Vorstand selbst (ggf. in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat) fest.

Muster: Geschäftsordnung für den Vorstand

Wie werden Vorstandsmitglieder von Genossenschaften vergütet?

Zu unterscheiden sind hauptamtliche, nebenamtliche und ehrenamtliche Vorstandsmitglieder. Hauptamtliche Vorstände sind ausschließlich für die Genossenschaft und grundsätzlich gegen Entgelt tätig. Dieses kann in einem festen Gehalt oder in einem Anteil am Jahresgewinn bestehen. Nebenamtliche Vorstandsmitglieder üben einen anderen Hauptberuf aus und arbeiten nur zeitweise für die Genossenschaft. Sie erhalten ebenfalls ein Entgelt für ihre Arbeit. Die Vorstandsbezüge werden grundsätzlich vom Aufsichtsrat festgelegt und sollten in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur wirtschaftlichen Lage der Genossenschaft stehen. Ehrenamtliche Vorstandsmitglieder erhalten grundsätzlich kein Entgelt, sondern in der Regel eine Aufwandsentschädigung als Ersatz für die anfallenden Ausgaben (z.B. Fahrtkosten). Für die Festsetzung der Aufwandsentschädigung ist der Vorstand selbst zuständig.

Ist es zulässig neben der Vorstandstätigkeit in einer Genossenschaft noch eine freiberufliche oder selbstständige Tätigkeit auszuüben?

Sie können als Vorstand einer Genossenschaft zusätzlich auch einer freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit nachgehen, solange die ordnungsgemäße Ausübung Ihrer Vorstandstätigkeit dadurch nicht beeinträchtigt wird. Eine Beeinträchtigung läge z.B. dann vor, wenn aufgrund Ihrer weiteren Tätigkeit nicht ausreichend Zeit für die Ausübung des Vorstandsamtes bliebe oder wenn diese eine Konkurrenztätigkeit zur Geschäftstätigkeit der Genossenschaft darstellen würde.

Für einige Berufsgruppen (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater oder auch Bankvorstände) gelten zudem Einschränkungen bezüglich der Ausübung von Zweitberufen und der Übernahme von (weiteren) Vorstandsmandaten. Bei Rechtsanwälten entscheidet zum Beispiel die zuständige Rechtsanwaltskammer, ob die Tätigkeit mit dem Anwaltsberuf vereinbar ist. Sollten Sie Zweifel bzgl. der Zulässigkeit der Übernahme eines Vorstandsmandats in Ihrer Genossenschaft haben, wenden Sie sich an Ihre zuständige Kammer oder an die Rechtsabteilung Ihres Genossenschaftsverbands.

Welche Haftungsregelungen gelten für Genossenschaftsvorstände?

Vorstandsmitglieder, die ihre Pflichten verletzen, sind gegenüber der Genossenschaft schadensersatzpflichtig. Die Vorstandsmitglieder haften gesamtschuldnerisch, d.h. sie können auch für die Fehler anderer Vorstandskollegen haftbar gemacht werden. Eine Ressortaufteilung vermindert das Haftungsrisiko kaum. Eine vertragliche Haftungsbeschränkung ist unwirksam. Bei im Wesentlichen unentgeltlichen Vorstandsmitgliedern (neben- und ehrenamtliche Vorstandsmitglieder) wird dies bei der Beurteilung ihrer Sorgfalt berücksichtigt.

Was ist bei Vorstandssitzungen zu beachten?

Vorstandssitzungen werden vom Vorstandsvorsitzenden einberufen und geleitet. Regelungen zur Beschlussfähigkeit des Vorstands werden in der Satzung festgelegt. In den Sitzungen sind in regelmäßigen Zeitabständen zum Beispiel folgende Themen zu behandeln: Mitgliederbewegung, Personal-, Geschäfts- und Bestandsentwicklung Ihrer Genossenschaft, Vermögens- und Ertragslage Ihrer Genossenschaft. Wesentliche Beratungsergebnisse der Sitzungen sind ordnungsgemäß zu protokollieren.

Muster: Protokoll für Sitzungen des Vorstands

Wie viele Personen sind im Aufsichtsrat?

Der Aufsichtsrat ist bei Genossenschaften mit mehr als 20 Mitgliedern einzurichten und muss aus mindestens drei Mitgliedern bestehen. Die für eine Beschlussfassung erforderliche Zahl ist in der Satzung zu bestimmen. Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte einen Aufsichtsratsvorsitzenden. Die Bestimmung durch Vorstand oder Generalversammlung ist nicht zulässig. Hat Ihre Genossenschaft weniger als 20 Mitglieder können Sie durch Bestimmung in der Satzung auf einen Aufsichtsrat verzichten. In diesem Fall nimmt grundsätzlich die Generalversammlung die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats wahr.

Welche Rechte und Pflichten haben Aufsichtsräte?

Der Aufsichtsrat wird von der Generalversammlung gewählt und abberufen. Er hat im Interesse der Mitglieder den Vorstand zu beraten und zu beaufsichtigen. Er überwacht umfassend die Geschäftsführung durch den Vorstand. Der Aufsichtsrat hat zudem den Jahresabschluss und den Lagebericht zu prüfen und der Generalversammlung vor der Feststellung des Jahresabschlusses über das Prüfungsergebnis zu berichten. Der Aufsichtsrat vertritt die Genossenschaft gegenüber den Vorstandsmitgliedern gerichtlich und außergerichtlich. Die Mitglieder des Aufsichtsrates sollten über ausreichende rechtliche und wirtschaftliche Kenntnisse für ihre Aufgaben verfügen. Die einzelnen Aufgaben des Aufsichtsrates ergeben sich aus den §§ 38 - 40 GenG, aus der Satzung und der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat.

Muster: Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat

Wie werden Aufsichtsräte von Genossenschaften vergütet?

Ob die Aufsichtsratsmitglieder eine Vergütung für ihre Tätigkeit erhalten, können Sie in der Satzung oder durch Beschluss der Generalversammlung festlegen. Der Vorstand kann nicht eigenmächtig eine Vergütung mit den Aufsichtsratsmitgliedern vereinbaren. Liegt keine anderslautende Satzungsregelung oder ein Beschluss der Generalversammlung vor, erfolgt die Aufsichtsratstätigkeit unentgeltlich. Die Vergütung für den Aufsichtsrat darf grundsätzlich nie nach dem Geschäftsergebnis bemessen werden.

Welche Haftungsregelungen gelten für Aufsichtsräte?

Aufsichtsratsmitglieder haften gegenüber der Genossenschaft (ebenso wie Vorstände) persönlich und gesamtschuldnerisch, wenn sie durch rechtswidriges, schuldhaftes Verhalten die Genossenschaft schädigen.

Was ist bei Aufsichtsratssitzungen zu beachten?

Die Sitzungen des Aufsichtsrates haben in regelmäßigen Abständen stattzufinden. Sie werden vom Aufsichtsratsvorsitzenden einberufen und geleitet. Regelungen zur Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats werden in der Satzung festgelegt. Wesentliche Beratungsergebnisse sind ordnungsgemäß zu protokollieren.

Muster: Protokoll für Sitzungen des Aufsichtsrats

Welche Rechte und Pflichten hat die Generalversammlung?

Die Generalversammlung ist das Organ, in dem die Mitglieder gemeinsam über die grundsätzlichen Angelegenheiten Ihrer Genossenschaft entscheiden. Nach dem Gesetz ist ausschließlich die Generalversammlung zuständig für:

• Satzung und alle Satzungsänderungen,
• Wahl des Vorstandes, soweit diese nicht durch die Satzung einem anderen Organ zugewiesen ist, z.B. dem Aufsichtsrat ,
• Amtsenthebung des Vorstandes,
• Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrates (es sei denn, bei einer kleinen Genossenschaft muss kein Aufsichtsrat gewählt werden),
• Feststellung des Jahresabschlusses,
• Beschlussfassung über die Verwendung des Jahresüberschusses oder die Deckung eines Jahresfehlbetrages,
• Entlastung der Mitglieder des Vorstandes (und des Aufsichtsrates, sofern vorhanden),
• Festsetzung der Kreditbeschränkungen,
• Beschluss über die Verlesung des Prüfungsberichtes,
• Verschmelzung unter Beteiligung eingetragener Genossenschaften,
• Auflösung der Genossenschaft.

Bei Genossenschaften mit weniger als 20 Mitgliedern kann die Satzung ein Weisungsrecht der Generalversammlung gegenüber dem Vorstand einräumen.

Was ist bei der Vorbereitung und Durchführung von Generalversammlungen zu beachten?

Zur Generalversammlung sind alle Mitglieder der Genossenschaft einzuladen. Aus Gründen der Rechtssicherheit sollte hierüber ein entsprechender Nachweis geführt werden. Die Generalversammlung wird in der Regel durch den Vorstand einberufen. In Ausnahmefällen kann auch ein in der Satzung festgelegter Teil der Mitglieder, der Aufsichtsrat oder auch der Prüfungsverband eine Generalversammlung einberufen.

Die Generalversammlung wird entsprechend der Satzungsregelungen einberufen. Dies geschieht i. d. R. durch unmittelbare Benachrichtigung sämtlicher Mitglieder als Brief, Drucksache oder E-Mail.

Die Generalversammlung hat in den ersten sechs Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Für die Einberufung ist eine Frist von mindestens zwei Wochen einzuhalten, die zwischen dem Tag des Zugangs der Einladung und dem Tag der Generalversammlung liegen muss. Die Generalversammlung findet in der Regel am Sitz Ihrer Genossenschaft statt.

Muster:

• Einladung Generalversammlung
• Antwortformular Generalversammlung
• Präsentation Generalversammlung
• Stimmzettel_1_Jahresabschluss
• Stimmzettel_2_Gewinnverwendung
• Stimmzettel_3_Entlastung_Vorstand
• Stimmzettel_4_Entlastung_Aufsichtsrat
• Stimmzettel_5_ blanko
• Stimmrechtsvollmacht

Welche Tagesordnungspunkte sollte eine Generalversammlung beinhalten?

Die Tagesordnung einer ordentlichen Generalversammlung enthält mindestens die folgenden Punkte:

• Eröffnung und Begrüßung
• Bericht des Vorstandes über das Geschäftsjahr und Vorlage des Jahresabschlusses
• Bericht des Aufsichtsrates über seine Tätigkeit (sofern Aufsichtsrat vorhanden)
• Bericht über das Ergebnis der gesetzlichen Prüfung und Erklärung des Aufsichtsrates hierzu
• Beratung über den Prüfungsbericht
• Feststellung des Jahresabschlusses
• Beschlussfassung über die Gewinnverwendung
• Entlastung
  a) der Mitglieder des Vorstandes
  b) der Mitglieder des Aufsichtsrates (sofern Aufsichtsrat vorhanden)
• Wahlen zum Vorstand und ggf. Aufsichtsrat
• Verschiedenes

Die rechtzeitige Ankündigung von Tagesordnungspunkten soll den Mitgliedern die Möglichkeit geben, sich ausreichend auf die Diskussion und Beschlussfassung vorzubereiten. Über Tagesordnungspunkte, die nicht so rechtzeitig angekündigt worden sind, dass mindestens eine Woche zwischen dem Zugang der Ankündigung und dem Tag der Generalversammlung liegen, können keine Beschlüsse gefasst werden.

Muster: Tagesordnung Generalversammlung

Welche Rechte haben die Mitglieder in der Generalversammlung?

Die Mitglieder haben in der Generalversammlung folgende Rechte:

• Rederecht zur Meinungsbildung in der Generalversammlung,
• Antrags- und Vorschlagsrecht bei Wahlen,
• Auskunftsrecht, soweit die Auskunft rechtlich und satzungsgemäß zulässig ist,
• Stimmrecht.

In der Generalversammlung hat jedes Mitglied eine Stimme. Mitglieder oder ihre gesetzlichen Vertreter können Stimmvollmacht erteilen. Die Generalversammlung wird i. d. R. von der in der Satzung genannten Person geleitet.

Beschlüsse der Generalversammlung erfolgen grundsätzlich mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit nicht das Genossenschaftsgesetz oder die Satzung Ihrer Genossenschaft eine größere Mehrheit oder weitere Erfordernisse bestimmen. Das Genossenschaftsgesetz schreibt eine Mehrheit von drei Vierteln (qualifizierte Mehrheit) in folgenden Fällen vor:

• Änderung der Satzung,
• Widerruf der Bestellung von Mitgliedern des Vorstandes (und des Aufsichtsrates, sofern vorhanden),
• Ausschluss von Mitgliedern des Vorstandes und des Aufsichtsrates der Genossenschaft,
• Austritt aus genossenschaftlichen Verbänden,
• Verschmelzung der Genossenschaft,
• Auflösung der Genossenschaft,
• Fortsetzung der Genossenschaft nach beschlossener Auflösung.

Gemäß Satzung erfolgen Abstimmungen und Wahlen in der Generalversammlung in der Regel durch Handzeichen. Sie müssen nur dann geheim (mit Stimmzettel) durchgeführt werden, wenn der Vorstand, der Aufsichtsrat oder der in der Satzung festgelegte Anteil der bei einer Beschlussfassung darüber gültig abgegebenen Stimmen dies explizit verlangt. Bei der Feststellung des Stimmenverhältnisses werden nur die abgegebenen Stimmen gezählt. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht berücksichtigt.

Was sollte das Protokoll einer Generalversammlung beinhalten?

Die Niederschrift über die Generalversammlung ist ein Nachweis für den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung, die gefassten Beschlüsse und die durchgeführten Wahlen, zum Beispiel gegenüber dem Registergericht oder den Mitgliedern.

Das Protokoll muss gemäß Satzung spätestens innerhalb von zwei Wochen vorliegen und u. a. folgende Punkte enthalten:

• Ort und Tag der Versammlung
• Name des Versammlungsleiters
• Art und Ergebnis der Abstimmungen
• ggf. zum Protokoll erklärte Widersprüche

Das Protokoll ist vom

• Versammlungsleiter
• dem Schriftführer und
• mindestens einem anwesenden Vorstandsmitgliede

zu unterschreiben.

Muster: Protokoll Generalversammlung

Welche Änderungen müssen wir dem Registergericht mitteilen?

• Satzungsänderungen: Diese werden erst mit der Eintragung im Registergericht wirksam.
• Eröffnung oder Schließung einer Zweigniederlassung
• Bestellung, Ausscheiden, vorläufige Amtsenthebung oder Änderung der Vertretungsbefugnis eines Vorstandsmitgliedes, seines Stellvertreters oder eines Liquidators
• Erteilung, Änderung und Erlöschen einer Prokura
• Verschmelzung
• Auflösung

Muster: Anmeldung zum Genossenschaftsregister

Wie kann man Mitglied unserer Genossenschaft werden?

Mitglied einer Genossenschaft kann grundsätzlich jede natürliche oder juristische Person werden. Im Gründungsstadium (bis zur Anmeldung der Genossenschaft) wird die Mitgliedschaft durch Unterzeichnung der Gründungssatzung erworben. Nach Anmeldung beim Genossenschaftsregister wird die Mitgliedschaft durch eine schriftliche, unbedingte Beitrittserklärung und die Zulassung des Beitritts durch Ihre Genossenschaft (i. d. R. durch den Vorstand) erworben. Dem Antragsteller ist vor Abgabe seiner Beitrittserklärung eine Abschrift der aktuellen Satzung anzubieten; es reicht aus, wenn die Satzung im Internet unter der Adresse der Genossenschaft abrufbar ist.

Muster: Beitrittserklärung und Übertragung von Geschäftsguthaben

Wie kann man die Mitgliedschaft in unserer Genossenschaft beenden?

Jedes Mitglied kann seine Mitgliedschaft zum Schluss eines Geschäftsjahres kündigen. Hierbei sind die satzungsgemäßen Kündigungsfristen zu beachten.

Muster: Kündigung der Mitgliedschaft

Für die Auseinandersetzung Ihrer Genossenschaft mit dem ausgeschiedenen Mitglied ist der festgestellte Jahresabschluss maßgeblich. In der Regel wird dem Mitglied sind Geschäftsguthaben unverzinst zurückgezahlt, jedoch werden ggf. Verlustvorträge nach dem Verhältnis der Geschäftsanteile abgezogen.

Weitere Möglichkeiten der Beendigung der Mitgliedschaft:

• Übertragung von Geschäftsguthaben: Jedes Mitglied kann – mit Zustimmung des Vorstands – jederzeit, auch im Laufe des Geschäftsjahres, sein Geschäftsguthaben durch schriftlichen Vertrag einem anderen übertragen und somit ohne Auseinandersetzung ausscheiden, sofern der Erwerber an seiner Stelle Mitglied wird.

Muster: Beitrittserklärung und Übertragung von Geschäftsguthaben

• Tod eines Mitglieds / Vererbung der Mitgliedschaft: Mit dem Tod eines Mitglieds geht seine Mitgliedschaft auf den/die Erben über. Sie endet mit dem Schluss des Geschäftsjahres, in dem der Erbfall eingetreten ist.
• Erlöschen der Mitgliedschaft: Wird eine juristische Person oder eine Handelsgesellschaft aufgelöst oder erlischt diese, so endet die Mitgliedschaft mit dem Schluss des Geschäftsjahres, in dem die Auflösung oder das Erlöschen wirksam geworden ist.
• Ausschluss eines Mitglieds: In bestimmten Fällen lassen das Genossenschaftsgesetz bzw. die Satzung der Genossenschaft den Ausschluss eines Mitglieds aus der Genossenschaft zu.

Wie und von wem wird die Mitgliederliste geführt?

Der Vorstand ist verpflichtet, eine Mitgliederliste zu führen. In die Mitgliederliste ist jedes Mitglied Ihrer Genossenschaft mit folgenden Angaben einzutragen:

• bei natürlichen Personen: Familienname, Vornamen und Anschrift,
• bei juristischen Personen und Personenhandelsgesellschaften: Firma und Anschrift,
• bei anderen Personenvereinigungen: Bezeichnung und Anschrift der Vereinigung oder Familiennamen, Vornamen und Anschriften ihrer Mitglieder,
• Zahl der vom Mitglied übernommenen weiteren Geschäftsanteile,
• Ausscheiden aus der Genossenschaft.

Bei wichtigen Eintragungen (Beitritt, Veränderung der Zahl der Genossenschaftsanteile, Ausscheiden) sind der Zeitpunkt, zu dem die eingetragene Angabe wirksam wird oder geworden ist, sowie die Gründe für die Eintragung sind anzugeben. Die Unterlagen zu den Eintragungen in die Mitgliederliste sind drei Jahre aufzubewahren.

Die Mitgliederverwaltung kann unterschiedlich organisiert werden.

Bei wenigen Mitgliedern genügt anfangs unter Umständen eine manuelle Liste (siehe Muster Mitgliederliste). Wenn Sie die Liste manuell ohne Einsatz einer Software zur Mitgliederverwaltung führen, müssen Sie regelmäßig vom Vorstand unterzeichnete Ausdrucke archivieren. Nachträgliche Änderungen oder Streichungen an diesen Listen sind unzulässig. Mit zunehmender Anzahl der Mitglieder, der Geschäftsanteile und eventuell zusätzlicher Finanzinstrumente (wie Darlehen der Mitglieder) steigt der Verwaltungsaufwand. Eine Software zur Mitgliederverwaltung kann Ihnen die Arbeit dann sehr erleichtern.

Muster:

• Mitgliederliste
• Übersicht Software zur Mitgliederverwaltung

Welche Regelungen gelten für investierende und förderfähige Mitglieder?

Seit der Novellierung des Genossenschaftsgesetzes im Jahr 2006 können Genossenschaften in ihrer Satzung die Aufnahme investierender Mitglieder zulassen. Diese Regelung gilt für Mitglieder, die für die Nutzung oder Produktion oder Erbringung der Dienste der Genossenschaft nicht in Frage kommen. Im Unterschied zu direkt förderfähigen Mitgliedern nutzen investierende Mitglieder die Leistung der Genossenschaft also nicht unmittelbar. Die Regelung soll die Möglichkeiten der Genossenschaft erweitern, zusätzliches Eigenkapital zu generieren.

Die Genossenschaft muss durch geeignete Regelungen in der Satzung sicherstellen, dass die investierenden Mitglieder die anderen Mitglieder in keinem Fall überstimmen können. Zudem dürfen Beschlüsse der Generalversammlung, für die nach Gesetz oder Satzung eine Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen vorgeschrieben ist, durch investierende Mitglieder nicht verhindert werden können. Die Stimmrechte investierender Mitglieder können durch die Satzung auch vollständig ausgeschlossen werden. Es ist auch möglich, differenzierte (längere) Kündigungsfristen sowie Mindestverzinsungen oder abweichende Dividendenregelungen für investierende Mitglieder festzulegen.

Die Zulassung eines investierenden Mitglieds bedarf der Zustimmung der Generalversammlung; abweichend hiervon kann die Satzung die Zustimmung des Aufsichtsrats vorschreiben. Der Aufsichtsrat darf zu maximal einem Viertel mit investierenden Mitgliedern besetzt sein. 

Aufgrund der Besonderheiten, die für investierende Mitglieder vor allem hinsichtlich ihres Stimmrechts gelten, ist es notwendig, diese Mitglieder in der Mitgliederliste als investierende Mitglieder zu kennzeichnen. Die Beitrittserklärung sollte ebenfalls einen entsprechenden Hinweis auf den Status als investierendes Mitglied enthalten.

Was müssen wir bei der ordnungsgemäßen Buchführung beachten?

Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass die Bücher der Genossenschaft ordnungsgemäß geführt werden. Die Buchführung in der Genossenschaft hat nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu erfolgen. Die GoB sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen.

Die Buchführung muss geeignet sein, einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu vermitteln. Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein. Dazu gehören:

• eine sachgerechte Organisation,
• eine übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses,
• das Verbot, Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen (Bruttoprinzip, Saldierungsverbot),
• das Verbot, Buchungen unleserlich zu machen,
• das Verbot, Bleistifteintragungen vorzunehmen.
• Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden.
• Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen.
• Die Buchführungsunterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Es gelten zudem folgende Rahmengrundsätze:

• Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
• Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
• Grundsatz der Einzelbewertung
• Grundsatz der Vollständigkeit
• Wertaufhellungsprinzip

Was müssen wir bei der Erstellung des Jahresabschlusses beachten?

Gemäß § 336 Abs. 1 HGB hat der Vorstand einer Genossenschaft den Jahresabschluss und den Lagebericht, soweit dieser gesetzlich (§ 264 HGB, § 267 HGB) bzw. laut Satzung erforderlich ist, in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen. Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Anhang) müssen Sie darauf achten, dass die handelsrechtlichen Erfordernisse erfüllt sind und die inhaltliche Richtigkeit bestätigt wird. Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind unverzüglich nach ihrer Aufstellung dem Aufsichtsrat und anschließend der Generalversammlung vorzulegen. Ergibt sich bei der Aufstellung der Jahresbilanz oder einer Zwischenbilanz ein Verlust, der durch die Hälfte des Gesamtbetrags der Geschäftsguthaben und die Rücklagen nicht gedeckt ist, oder ist dieser Verlust bei pflichtgemäßem Ermessen anzunehmen, so hat der Vorstand unverzüglich die Generalversammlung einzuberufen und ihr dies anzuzeigen.

Welche Vorteile bietet die Prüfung?

Die gesetzliche Prüfung ist eine umfassende, vergangenheits- und zukunftsbezogene Prüfung, die sich schwerpunktmäßig mit der formellen und materiellen Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zu befassen hat. Durch rechtzeitiges und verständliches Aufzeigen und Verdeutlichen von Fehlentwicklungen und drohenden Gefahren ist die Prüfung ein wirksames Mittel zur Unterstützung von Vorstand und Aufsichtsrat. Die Interessen und Rechte der Mitglieder werden in besonderer Weise durch die gesetzliche Prüfung berücksichtigt. Die gesetzliche Prüfung dient zudem dem Gläubigerschutz und soll für Vorstand und Aufsichtsrat die aus dem genossenschaftlichen Ehrenamt resultierenden Haftungsrisiken reduzieren.

Wie oft findet die Prüfung unserer Genossenschaft statt?

Solange die Bilanzsumme Ihrer Genossenschaft zwei Millionen Euro nicht übersteigt, wird Sie nur in jedem zweiten Geschäftsjahr geprüft. Übersteigt die Bilanzsumme Ihrer Genossenschaft zwei Millionen Euro, findet die Prüfung in jedem Geschäftsjahr statt.

Was wird geprüft?

Zur Feststellung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung werden die Einrichtungen, die Vermögenslage sowie die Geschäftsführung Ihrer Genossenschaft geprüft. Bei Kleinstgenossenschaften (bis zu 350 TEUR Bilanzsumme, 700 TEUR Umsatzerlöse, durchschn. 10 Mitarbeiter), deren Satzung keine Nachschusspflicht vorsieht und die im maßgeblichen Zeitraum keine Mitgliederdarlehen hereingenommen haben, kann jede zweite Prüfung als vereinfachte Prüfung duchgeführt werden.  Eine vereinfachte Prüfung beschränkt sich auf die Durchsicht bestimmter in Textfrom einzureichender Unterlagen (u.a. Satzung, festgestellte Jahresabschlüsse) und die Feststellung, ob es Anhaltspunkte dafür gibt, an einer geordneten Vermögenslage oder der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zu zweifeln. Die Unterlagen sind innerhalb von zwei Monaten nach Aufforderung durch den Prüfungsverband einzureichen. Sofern die geforderten Unterlagen nicht oder nicht vollständig eingereicht werden, hat der zuständige Prüfungsverband das Recht, eine vollständige Prüfung vorzunehmen. Darüber hinaus kann die Generalversammlung jederzeit eine vollständige Prüfung verlangen. Die erstmalige Pflichtprüfung einer Genossenschaft ist stets eine vollständige Prüfung.

Wie wird die Prüfung vorbereitet?

Für die Prüfungsvorbereitung ist der Vorstand zuständig. Eine gute und rechtzeitige Prüfungsvorbereitung gewährleistet eine fristgerechte Verbandsprüfung und hilft, Zeit und Geld zu sparen, da die Prüfung im Wesentlichen nach dem Zeitaufwand der Prüfer abgerechnet wird. Besonders hilfreich ist dabei das Anlegen einer „Grundakte“, in der alle wesentlichen Unterlagen (i. d. R. in Kopie) gesammelt werden. (siehe Punkt 3.e) NEU

Wie läuft die Prüfung ab?

Ihr Prüfungsverband hat dem Aufsichtsratsvorsitzenden Ihrer Genossenschaft den Beginn der Prüfung rechtzeitig anzuzeigen. Dieser hat die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrates unverzüglich zu unterrichten. Die gesetzliche Prüfung findet in der Regel in den Räumen Ihrer Genossenschaft statt. Vorstand und Aufsichtsrat können sich jederzeit über den Stand der Prüfung informieren. Der Prüfer berichtet in einer Prüfungsschlusssitzung dem Vorstand und Aufsichtsrat mündlich über das Ergebnis der Prüfung. Der zusätzliche schriftliche Prüfungsbericht ist eine wichtige Informationsquelle insbesondere über mögliche Schwachstellen Ihrer Genossenschaft.

In der Generalversammlung berichtet der Aufsichtsrat (sofern vorhanden) den Mitgliedern über wesentliche Feststellungen oder Beanstandungen der Prüfung.

Welche Versicherungen sollten wir für unsere Genossenschaft abschließen?

Welche Versicherungen Ihre Genossenschaft benötigt, ist abhängig vom Geschäftsmodell und den damit verbunden betrieblichen und persönlichen Risiken. Sie sollten sich in diesen Fragen von einem Versicherungsfachmann beraten lassen. Ihr Genossenschaftsverband steht Ihnen bei Versicherungsfragen ebenfalls gerne zur Verfügung.

Für die Absicherung der betrieblichen Risiken sollten Sie zum Beispiel die folgenden Versicherungen in Betracht ziehen:

• Betriebshaftpflicht: zur Abdeckung möglicher Schadensersatzansprüche von Kunden, Mitarbeitern, Besuchern oder Lieferanten. Der Schutz umfasst Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
• Vermögensschaden-Haftpflicht: betriebliche Versicherung für Berufsgruppen, die aus ihrer beratenden Tätigkeit heraus fremde Vermögensinteressen wahrnehmen. Diese Versicherung ist eine spezielle Berufshaftpflichtversicherung für beratende, prüfende und vollstreckende Berufsgruppen, die als betriebliche Versicherung weit über die Haftpflichtversicherung hinausgeht.
• D&O-Versicherung: betriebliche Haftpflichtversicherung für Geschäftsführer und Vorstände. Diese Haftpflichtversicherung deckt das Risiko der persönlichen Haftung der für das Unternehmen handelnden Personen (Versicherungsnehmer = Genossenschaft; versicherte Personen = Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder; versichert ist die Organtätigkeit für die Genossenschaft).

Als Schutz für Ihre Sachwerte sollten Sie z.B. die folgenden Versicherungen prüfen:

• Gebäude- und Sachinhaltsversicherung
• Transportversicherung
• Kfz-Versicherung
• Elektronikversicherung
• Maschinenversicherung

Zum Schutz Ihrer Vermögenswerte eignen sich z. B. die folgenden Versicherungen:

• Rechtsschutzversicherungen
• Kreditversicherungen
• Kautionsversicherungen

Als Komplettschutz bieten viele Versicherungsunternehmen auch umfassende und flexible Unternehmenspolicen an. 

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Versicherungen

Welche Steuern muss unsere Genossenschaft zahlen?

Körperschaftsteuer
Ihre Genossenschaft ist als juristische Person selbst körperschaftsteuerpflichtig. Die Körperschaftsteuerpflicht beginnt mit der Gründungsversammlung. Die Gewinne unterliegen dem allgemeinen Körperschaftsteuersatz von 15 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer). Gewinnausschüttungen sind bei den Mitgliedern (natürliche Personen) nach dem Teileinkünfteverfahren mit 60 Prozent des ausgeschütteten Betrags zu versteuern, wenn die Beteiligung im Betriebsvermögen gehalten wird. Wird eine Beteiligung im Privatvermögen gehalten, greift die Abgeltungsteuer in Höhe von 25 Prozent. Bei juristischen Personen sind Gewinnausschüttungen in Höhe von 95 Prozent steuerfrei. Eine von der Genossenschaft einbehaltene Kapitalertragsteuer wird auf die Einkommensteuerschuld des Mitglieds angerechnet. Besonderheiten bei der Körperschaftsteuer bestehen insbesondere hinsichtlich der Steuerfreiheit im land- und forstwirtschaftlichen Betätigungsbereich.

Gewerbesteuer
Ihre Genossenschaft ist auch dann gewerbesteuerpflichtig, wenn die Tätigkeit nicht originär gewerblich ist. Der Gewerbesteuermessbetrag beträgt 3,5 Prozent und wird mit dem Hebesatz der Sitzgemeinde multipliziert. Die Gewerbesteuer ist seit 2008 keine abzugsfähige Betriebsausgabe mehr.

Umsatzsteuer
Die Umsätze Ihrer Genossenschaft unterliegen der Regelbesteuerung mit einem Steuersatz von 19 Prozent. Die so genannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann nur bei einem Jahresumsatz von bis zu 17.500 Euro angewendet werden.

Lohnsteuer
Eine Beschäftigung in Ihrer Genossenschaft erfolgt grundsätzlich als Arbeitnehmer. Allerdings sind bei entsprechender vertraglicher Gestaltung auch Werkunternehmerverträge oder eine Beschäftigung als freier Mitarbeiter möglich.

Kapitalertragsteuer
Bei Gewinnausschüttungen ist die Abgeltungsteuer in Höhe von 25 Prozent einzubehalten. Diese wird unter Umständen im Rahmen der Steuererklärung auf die Steuerschuld des Mitglieds angerechnet und ggf. erstattet.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Steuern

Was ist die genossenschaftliche Rückvergütung?

Überschüsse, die durch den Leistungsaustausch zwischen Mitglied und Genossenschaft entstehen, sind nicht als Gewinne anzusehen. Erwirtschaftete Überschüsse, die aufgrund des vorsichtig kalkulierten Leistungsentgeltes im Mitgliedergeschäft entstanden sind, sind im Nachhinein zu „berichtigen“. Die Mitglieder erhalten damit das zurück, was sie im Vorfeld zu viel bezahlt (oder zu wenig erhalten) haben. Über die Ausschüttung dieser genossenschaftlichen Rückvergütung müssen Sie vor Ablauf des Geschäftsjahres entscheiden. Durch die Koppelung der Rückvergütung an den jeweiligen Umsatz des Mitgliedes mit der Genossenschaft (möglicherweise auch gestaffelt) werden die Mitglieder dazu motiviert, ihre Umsätze möglichst vollständig auf die Genossenschaft zu konzentrieren. Hohe Umsätze mit der Genossenschaft ergeben schließlich eine relativ hohe Rückvergütung.

Wie erfolgt die genossenschaftliche Rückvergütung?

Die genossenschaftliche Rückvergütung vermindert das zu versteuernde Ergebnis Ihrer Genossenschaft. Damit die genossenschaftliche Rückvergütung steuerlich als Betriebsausgabe anerkannt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die für die Rückvergütung verwendeten Beträge müssen im Mitgliedergeschäft erwirtschaftet worden sein. Die Höhe der Rückvergütung muss nach der Höhe des Umsatzes zwischen der Genossenschaft und ihren Mitgliedern bemessen sein. Die Auszahlung ist im Allgemeinen zwölf Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres vorzunehmen. Die Grundsätze für die Gewährung von Rückvergütungen können in der Satzung verankert sein. Sind in der Satzung keine Regelungen getroffen, so sind Rückvergütungen durch Vorstandsbeschluss, ggf. mit Zustimmung des Aufsichtsrates, zulässig. Auf die beschlossene und bekannt gegebene Rückvergütung haben die Mitglieder einen Rechtsanspruch, der im Jahresabschluss der Genossenschaft als Verpflichtung ausgewiesen werden muss. Wir empfehlen, Fragen der genossenschaftlichen Rückvergütung mit der Steuerabteilung unseres Verbandes bzw. Ihres zuständigen Genossenschaftsverbandes zu klären.

Wann gilt eine Genossenschaft als gemeinnützig?

Spätestens seit der Genossenschaftsnovelle im Jahre 2006 ist geklärt, dass in der Rechtsform der Genossenschaft grundsätzlich auch gemeinnützige Zwecke verfolgt werden können. Die Genossenschaft bietet sich z. B. für den Zusammenschluss von Personen zur Unterhaltung einer gemeinnützigen Einrichtung (z. B. Schule, Kindergarten, Theater) oder für den Zusammenschluss gemeinnütziger Einrichtungen (z. B. Einkaufs- oder Absatzgenossenschaft für Behindertenwerkstätten) an.

Unter dem Begriff „Gemeinnützigkeit" werden die steuerbegünstigten Zwecke im Sinne der §§ 51 - 68 der Abgabenordnung (AO) verstanden. Die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist Voraussetzung für zahlreiche steuerliche Vergünstigungen, wie z. B. die Befreiung von der Körperschaft- und Gewerbesteuer oder einen ermäßigten Steuersatz bei der Umsatzsteuer. Die Gemeinnützigkeit berechtigt unter bestimmten Voraussetzungen auch zum Empfang steuerbegünstigter Spenden.

Eine Genossenschaft wird vom zuständigen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt, wenn sie nach ihrer Satzung und (in der Praxis ganz wichtig!) nach ihrer tatsächlichen Geschäftsführung steuerbegünstigte Zwecke im Sinne der AO fördert. Wir raten Ihnen dringend, vor der Verabschiedung einer Satzung den Entwurf mit Ihrer Finanzverwaltung en detail zu klären.

Steuerbegünstigte Zwecke im Sinne der AO sind gemeinnützige Zwecke, mildtätige Zwecke und kirchliche Zwecke. In der Praxis spielen mildtätige und kirchliche Zwecke eine untergeordnete Rolle. In der Regel werden gemeinnützige Zwecke von Körperschaften verfolgt. Beispiele sind:

• Förderung von Wissenschaft und Forschung,
• Bildung und Erziehung,
• Kunst und Kultur,
• Entwicklungshilfe,
• Umwelt- und Landschaftsschutz,
• Förderung der Jugendhilfe,
• Förderung der Altenhilfe,
• Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens,
• Förderung des Sportes usw.

Einzelheiten sind § 52 der AO zu entnehmen. Die dort getroffene Aufzählung ist jedoch nicht abschließend. Auch andere, als die dort aufgeführten Zwecke, können von der Finanzverwaltung als gemeinnützig anerkannt werden. Weitere Hinweise zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit bei Genossenschaften entnehmen Sie bitte dem Merkblatt.

Weiterführende Informationen: Merkblatt Gemeinnützige Genossenschaften

Welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen müssen wir berücksichtigen?

Der Gesetzgeber hat zahlreiche Schutzvorschriften erlassen, die Sie bei der Begründung, Durchführung und Beendigung von Arbeitsverträgen beachten müssen. Grundlage des Arbeitsvertragsrechts sind die §§ 611 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Vorschriften des allgemeinen Schuldrechts und des allgemeinen Teils des BGB sind hierzu ergänzend anzuwenden. Ferner gibt es im Rahmen des Arbeitsrechts zahlreiche Spezialgesetze für einzelne Fragestellungen, zum Beispiel das Bundesurlaubsgesetz, das Kündigungsschutzgesetz und viele weitere. Eine Übersicht über die wichtigsten arbeitsrechtlichen Gesetze finden Sie zum Beispiel hier.

Welche Auswirkungen hat das zum 1. Januar 2015 eingeführte Mindestlohngesetz für Arbeitgeber?

Nach dem Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns – Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2015 ein flächendeckender allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro brutto je Zeitstunde. Ausnahmen gelten für folgende Gruppen:

• Auszubildende: Entlohnung wird weiterhin durch das Berufsausbildungsgesetz geregelt.
• Arbeitnehmer unter 18 Jahre ohne abgeschlossene Berufsausbildung: Mindestlohn gilt nicht.
• Ehrenamtlich Tätige: Mindestlohn gilt nicht.
• Langzeitarbeitslose: In den ersten 6 Monaten nach Einstellung kann weniger als der Mindestlohn gezahlt werden.
• Praktikanten: Für Pflichtpraktika im Rahmen von Schule, Ausbildung oder Studium und freiwillige Praktika, die der Berufsorientierung dienen, oder studienbegleitend sind und nicht länger als drei Monate dauern, gilt der Mindestlohn nicht.

Der allgemeine Mindestlohn ersetzt nicht Branchenmindestlöhne, soweit diese höher als der allgemeine Mindestlohn sind. Für eine Übergangszeit bis Ende 2017 dürfen Branchenmindestlöhne noch niedriger sein als der allgemeine Mindestlohn, ab dem 1. Januar 2017 müssen sie mindestens 8,50 Euro betragen.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Personal

Was ist beim Risikomanagement der Genossenschaft zu beachten?

Der Begriff Risikomanagement umfasst alle Maßnahmen, die geeignet sind, gefährliche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. In Genossenschaften ist die Einrichtung und Pflege eines Risikomanagementsystems Vorstandsaufgabe und Bestandteil einer ordnungsmäßigen Geschäftsführung. Dies ergibt sich aus der allgemeinen Sorgfaltspflicht des Vorstands.

Zu den Pflichten des Aufsichtsrats zählt auch die Kontrolle, ob der Vorstand seiner Verpflichtung, ein Risikomanagementsystem einzurichten und zu pflegen, nachgekommen ist. Der Aufsichtsrat kann auch einen Prüfungsausschuss bestellen, der sich mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses sowie der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems befasst. Kapitalmarktorientierte Genossenschaften haben im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess zu beschreiben.

Der eigentliche Prozess des Risikomanagements vollzieht sich in den drei Phasen Risikoinventur, Risikobewertung und Risikobewältigung. Die Ausgestaltung dieser drei Phasen und ihres Zusammenspiels ist Gegenstand der Risikostrategie Ihrer Genossenschaft. Das Risikomanagementsystem ist abhängig von Art, Umfang und Komplexität der Geschäfte, die Ihre Genossenschaft betreibt. Im Vergleich zu großen Genossenschaften sind kleine und mittlere Genossenschaften in der Regel übersichtlicher, die Arbeitsteilung ist weniger ausgeprägt. Risiken können daher mit geringerem Aufwand aufgespürt werden. Kleine und mittlere Genossenschaften brauchen daher ein pragmatisches Risikomanagement mit dem Ziel, die Risiken zu erkennen und zu entscheiden, wie man mit ihnen umgehen will. Dafür bedarf es in der Regel keiner aufwendigen Analysen und Berechnungen, das Risikomanagement muss dennoch dokumentiert werden.

Weiterführende Informationen:

• DGRV Schriftenreihe Band 42: Das Risikomanagement in Waren-, Dienstleistungs- und Agrargenossenschaften
• Gründerzeiten Controlling
• Gründerzeiten Krisenmanagement

Einen ersten Überblick über Förderprogramme für Genossenschaften können Sie sich unter http://www.genostar.de verschaffen. Soweit Sie für Ihre unternehmerische Tätigkeit Förderleistungen in Anspruch nehmen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihre Volksbank oder Raiffeisenbank.

Weiterführende Informationen: Gründerzeiten Existenzgründerfinanzierung

An der Genossenschaftsakademie Weser-Ems bieten wir eine Vielzahl an Aus-, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an. Besonders hervorheben möchten wir hier die Schulungen für ehrenamtliche Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder:

Grundlagenschulung für Vorstände und Aufsichtsräte von Genossenschaften
Dieses Seminar vermittelt einen Einblick in die rechtlichen Rahmenbedingungen und die daraus resultierenden Anforderungen an die ehrenamtlichen Mitglieder der Gremien in der Praxis. Das Seminar ist insbesondere für Vorstände und Aufsichtsrate konzipiert, die erstmals in die jeweiligen Ämter gewählt worden sind und über keinerlei oder nur wenig Einblick in die an sie gestellten Aufgaben und Pflichten verfügen.

Basis-, Informations- und Fachtagungen sowie Inhouse-Qualifizierungsangebote für Aufsichtsräte

• Basistagungen: Vor allem für Aufsichtsratsmitglieder, die erstmals in dieses Organ gewählt wurden oder die ihre Kenntnisse auffrischen möchten, bieten wir Basistagungen an, in der wichtige Grundlagen für die Tätigkeit als Aufsichtsratsmitglied vermittelt werden. Die Bescheinigung des Besuchs dieser Tagung kann zum Nachweis des aufsichtsrechtlich geforderten Sachkundeerwerbs für neue Aufsichtsratsmitglieder genutzt werden.
• Informationstagungen: Neben dieser grundlegenden Veranstaltung bieten wir Informationstagungen an, die in der Regel ein weit gespanntes Programm haben. Neben der Behandlung aktueller Fachthemen wollen wir mit diesen Tagungen den Aufsichtsratsmitgliedern ein Forum bieten, um Kontakte zu knüpfen und Erfahrungen untereinander auszutauschen.
• Fachtagungen: Dieses Angebot wird bei Bedarf durch Fachtagungen zu ausgewählten Themen (analog zu früheren „Schwerpunkttagungen“) erweitert werden.

Maßgeschneiderte Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen (Inhouse): Sie möchten eine Veranstaltung speziell für den Aufsichtsrat Ihrer Bank? Kein Problem, sprechen Sie uns auf Inhouse-Qualifizierungsangebote an.

Kontaktdaten und weitere Informationen über die Angebote der Genossenschaftsakademie Weser-Ems

Welche Rahmenverträge gibt es für Genossenschaften?

Durch die Zusammenarbeit mit Partnern in unterschiedlichen Bereichen profitiert Ihre Genossenschaft von Vorteilen bei einem breiten Spektrum von Produkten und Dienstleistungen. Einen Überblick finden Sie auf http://www.dgrv.de in der Rubrik Rahmenverträge, beim Deutschen Genossenschafts-Verlag in Wiesbaden (Genobuy) oder bei der Deutschen Raiffeisen-Warenzentrale GmbH, Frankfurt (DRWZ). Die Mitarbeiter dieser Häuser geben Ihnen gern weiterführende Informationen.

• Existenzgründungsportal des BMWi (inkl. Broschüren "Gründerzeiten")
• Existenzgründungsportal der KfW-Bank
• Existenzgründungsportal der IHKs
• Existenzgründungsportal der HWKs
• Existenzgründungsportal der Arbeitsagentur
• Linksammlung für Existenzgründer

• Genossenschaftsgesetz GenG
• Handelsgesetzbuch
• Bürgerliches Gesetzbuch
• Kapitalanlagegesetzbuch
• Gesetz für den Ausbau erneuerbarer Energien

Alle Gesetze sind im Internet abrufbar unter: www.gesetze-im-internet.de